آموزگاران از گروه بندی استراتژیک دانش آموزان برای افزایش کارایی اداری استفاده می کنند

تابع گروه‌بندی برای ارائه یک بعد مدیریتی طراحی شده است که مستقل از لیست کلاس سنتی عمل می‌کند. دانش‌آموزان در کلاس‌های تعیین شده خود ثبت‌نام می‌کنند، اما همزمان می‌توانند در گروه‌هایی که توسط وظیفه در دست انجام تعریف شده‌اند، جمع‌آوری شوند، خواه این یک استخر انتخاب رقابتی، یک باشگاه مبتنی بر علاقه یا یک برنامه آموزشی تکمیلی باشد.

از آنجایی که عضویت در سطح فردی تعیین می‌شود و نه به ارث رسیده از کلاس، یک گروه واحد می‌تواند چندین کلاس را پوشش دهد. سپس مدیران می‌توانند همان اطلاعیه، هزینه یا صورتحساب را به هر عضو ارسال کنند بدون اینکه لیست را برای هر وظیفه بازسازی کنند.

گردش کار به سه مرحله تقسیم می‌شود که هر کدام در بخش متفاوتی از سیستم مدیریت می‌شوند.

• ایجاد و ویرایش گروه‌ها. گروه‌ها در بیشتر > تنظیمات پیکربندی می‌شوند، جایی که ورودی گروه‌ها در منوی سمت چپ ظاهر می‌شود. یک مدیر برای ایجاد گروه، افزودن گروه دانش‌آموز جدید را انتخاب می‌کند و می‌تواند در هر زمان از طریق گزینه ویرایش نام، آن را تغییر نام دهد.
• اختصاص دانش‌آموزان. دانش‌آموزان فردی از صفحه جزئیات آنها یا از لیست مدیریت دانش‌آموز اضافه می‌شوند. پس از انتخاب دانش‌آموزان هدف، مدیر گروه‌ها را در منوی سمت چپ باز می‌کند، گروه مربوطه را از منوی کشویی انتخاب می‌کند و افزودن را تأیید می‌کند.
• اعمال اقدامات به صورت دسته‌ای. این کاربرد اصلی تابع است. از صفحه اصلی دانش‌آموز، پیوند بیشتر گروه‌های ذخیره شده را نشان می‌دهد؛ انتخاب یکی از آنها لیست را به اعضای آن فیلتر می‌کند، پس از آن دکمه اقدامات دانش‌آموز، اعلان‌ها، هزینه‌ها یا صورتحساب‌ها را به طور همزمان به همه آنها اعمال می‌کند.

سه مرحله عملیاتی با نیازهای اداری متمایز مطابقت دارند، از ساختاردهی فهرست تا نگهداری آن در طول زمان.

گروه‌بندی عمدتاً یک اقدام صرفه‌جویی در زمان است، اما مزیت ثانویه آن سازگاری است. فیلتر کردن مجدد لیست به صورت دستی برای هر وظیفه، حذف‌ها و تکرارها را دعوت می‌کند؛ یک گروه ذخیره شده هر بار که فراخوانی می‌شود، همان جمعیت را برمی‌گرداند.

مدیرانی که چارچوب گروه را در ابتدای ترم، قبل از اولین چرخه صورتحساب یا مهلت رقابت، ایجاد می‌کنند، می‌توانند متعاقباً جمعیت مربوطه را با یک انتخاب واحد فراخوانی کنند. نتیجه یک روال اداری قابل پیش‌بینی‌تر است که در آن وظایف معمول، از جمع‌آوری هزینه تا ارتباطات انبوه، از طریق گروه‌های تعریف شده به جای جستجوهای موقت مدیریت می‌شوند.