Gli educatori utilizzano il raggruppamento strategico degli studenti per aumentare l'efficienza amministrativa

La funzione di raggruppamento è intesa a fornire una dimensione di gestione che opera indipendentemente dall'elenco tradizionale delle classi. Gli studenti rimangono iscritti alle loro classi assegnate, ma possono contemporaneamente essere raccolti in gruppi definiti dal compito da svolgere, sia che si tratti di un pool di selezione per competizioni, di un club basato sugli interessi o di un piano di tutoraggio supplementare.

Poiché l'appartenenza viene assegnata a livello individuale anziché ereditata da una classe, un singolo gruppo può estendersi su più classi. Gli amministratori possono quindi inviare lo stesso avviso, addebito o fattura a tutti i membri senza ricostruire l'elenco per ogni attività.

Il flusso di lavoro si articola in tre fasi, ognuna gestita in una diversa parte del sistema.

• Creazione e modifica dei gruppi. I gruppi sono configurati in Altro > Impostazioni, dove la voce Gruppi appare nel menu di sinistra. Un amministratore seleziona Aggiungi nuovo gruppo studenti per creare un gruppo e può rinominarlo in qualsiasi momento tramite l'opzione Modifica nome.
• Assegnazione degli studenti. I singoli studenti vengono aggiunti dalla loro pagina di dettaglio o dall'elenco di gestione studenti. Dopo aver selezionato gli studenti target, l'amministratore apre Gruppi nel menu di sinistra, sceglie il gruppo pertinente dal menu a discesa e conferma l'aggiunta.
• Applicazione di azioni in massa. Questa è l'applicazione principale della funzione. Dalla pagina principale degli studenti, il link Altro rivela i gruppi salvati; selezionarne uno filtra l'elenco ai suoi membri, dopodiché il pulsante Azioni studenti applica notifiche, addebiti o fatture a tutti contemporaneamente.

Le tre fasi operative si mappano su distinte esigenze amministrative, dalla strutturazione dell'elenco alla sua manutenzione nel tempo.

Il raggruppamento è principalmente una misura di risparmio di tempo, ma il suo beneficio secondario è la coerenza. Rifiltrare un elenco a mano per ogni attività invita a omissioni e duplicazioni; un gruppo salvato restituisce la stessa popolazione ogni volta che viene richiamato.

Gli amministratori che stabiliscono un quadro di raggruppamento all'inizio di un trimestre, prima del primo ciclo di fatturazione o della scadenza di una competizione, possono successivamente richiamare la popolazione pertinente con una singola selezione. Il risultato è una routine amministrativa più prevedibile in cui le attività di routine, dalla riscossione delle tasse alla comunicazione di massa, vengono gestite attraverso coorti definite piuttosto che ricerche ad hoc.